Gmailでアーカイブしたメールはどこにある？操作方法や活用場面、似た機能との違いを解説
Gmailとは、Googleが提供するメールサービスです。
アーカイブやラベルなどの便利な機能が搭載されているので、使い方を知っておきましょう。今回は、Gmailのアーカイブ機能の操作方法や活用場面、似た機能との違いなどを解説します。
Gmailのアーカイブ機能とは
Gmailのアーカイブ機能とは、Gmailに届いたメールを整理するための機能です。
一時的に受信トレイからメールを見えないようにできるので、削除せずに、即座の対応が不要なメールなどを整理できます。
受信トレイを整理しておけば、重要なメールが見つけやすくなるため、Gmailを日頃から活用している方は試してみましょう。
Gmailでアーカイブしたメールはどこにある？
アーカイブしたメールは受信トレイから一時的に非表示になりますが、削除されるわけではありません。
ただし、アーカイブ専用のフォルダは存在せず、アーカイブしたメールを探すには「すべてのメール」をタップするか、個別に検索する必要があります。
アーカイブしたメールのみ一覧で表示する方法はないので、以下の方法で検索しましょう。
アプリの手順
- アプリを開く
- 左上のメニューアイコンをタップして「すべてのメール」をタップする、または、上部の検索ボックスで「メールを検索」をタップする
パソコンの手順
- Gmailを開く
- 左側の「もっと見る」をクリックして、「すべてのメール」をクリックする、または、上部の検索ボックスに検索キーワードを入力する
上記の方法でアーカイブしたメールを見つけたら、返信や削除、受信トレイに戻すなどの操作が可能です。
なお、アーカイブしたメールの相手から返信が新しく来たら、アーカイブから受信トレイに戻ります。
Gmailのアーカイブの操作方法
Gmailのアーカイブ機能では、メールをアーカイブする、アーカイブしたメールを検索する、アーカイブしたメールを受信トレイに戻す操作が可能です。
アーカイブしたメールを検索する方法は上記で説明したので、次項よりほかの操作方法を紹介します。
Gmailでメールをアーカイブする方法
Gmailに届いたメールをアーカイブする操作方法は以下のとおりです。
アプリの手順
- アプリを開く
- メールの左側にある送信者のプロフィール画像をタップする
- 画面上部のアーカイブアイコンをタップする
スワイプ操作の場合
- アプリを開く
- 左上のメニューアイコンをタップする
- 「設定」をタップする
- 「全般設定」をタップする
- 「メールのスワイプ操作」をタップする
- 「右にスワイプ」、または「左にスワイプ」の横にある「変更」をタップする
- 「アーカイブ」をタップする
- アーカイブしたいメールを、右か左に向かってスワイプする
パソコンの手順
- Gmailを開く
- アーカイブするメールを開く
- 上部のアーカイブアイコンをクリックする
アプリの場合は、メールのプロフィール画像をタップして、アーカイブアイコンをタップすればメールをアーカイブできます。
また、スワイプ設定を変更すれば、右か左に向かってスワイプするだけでアーカイブすることが可能です。
パソコンの場合はアーカイブしたいメールを開く、またはメールの横にあるチェックボックスをオンにしてからアーカイブアイコンをクリックしましょう。
なお、メールを誤ってアーカイブした場合は、画面下に表示される「元に戻す」をタップすれば、アーカイブしたばかりのメールが受信トレイに戻ってきます。
Gmailでアーカイブしたメールを受信トレイに戻す方法
アーカイブしたメールを受信トレイに戻す手順は以下のとおりです
アプリの場合
- アプリを開く
- 左上のメニューアイコンをタップして、「すべてのメール」をタップする、または、上部の検索ボックスで「メールを検索」をタップする
- アーカイブされたメールの左側にある送信者のプロフィール画像をタップする
- 右上のその他アイコンをタップする
- 「受信トレイに移動」をタップする
パソコンの場合
- Gmailを開く
- 左側の「もっと見る」をクリックして、「すべてのメール」をクリックする、または、上部の検索ボックスに検索キーワードを入力する
- アーカイブしたメールの横にあるチェックボックスをオンにする
- 上部にある受信トレイに移動アイコンをクリックする
アーカイブから受信トレイに戻ると、メールに「受信トレイ」と表示が付くので確認しましょう。
Gmailのアーカイブの活用場面
Gmailのアーカイブは、特定のメールを受信トレイから一時的に非表示にする機能です。
メール自体は削除されないので、次のようなシーンで活用できます。
- やり取りを振り返りたいとき
- メールを保存しておきたいとき
- 受信トレイを整理したいとき
やり取りが終わったメールを受信トレイに放置すると、ほかの重要なメールが埋もれてしまい、管理や返信が難しくなります。
Gmailのアーカイブは不要なメールを削除せずに非表示で保管できる機能なので、受信トレイを見やすくでき、後からメールの再確認が必要になった場合でも安心です。
相手とのメールを削除せずに受信トレイを整理したいときなどに、アーカイブを活用しましょう。
Gmailのアーカイブとミュート・ラベルの違い
Gmailの機能にはアーカイブのほかに、ミュートとラベルがあります。
受信トレイから一時的に隠すアーカイブとは異なる機能なので、次項より内容を確認しましょう。
Gmailのミュート機能
Gmailのミュートとは、特定のメールを受信トレイに表示させない機能です。
受信トレイから削除せずに非表示にする点ではアーカイブと似ていますが、ミュートしたメールに対して返信があっても、受信トレイに戻ってきません。
- アーカイブ…メールの返信があれば受信トレイに戻ってくる
- ミュート…メールの返信があっても受信トレイに戻らない
たとえば、自分とは関係ないメールでCCに入れられている場合、アーカイブしても返信が来るたびに受信トレイにメールが戻ります。
関係のない返信メールが届くたびに確認してアーカイブするのは面倒なので、上記のようなケースではミュート機能を使って整理しましょう。
Gmailのミュート機能の使い方は以下のとおりです。
アプリの場合
- アプリを開く
- メールを開く
- 右上のその他アイコンをタップする
- 「ミュート」をタップする
パソコンの場合
- パソコンでGmailを開く
- メールを開く
- 上部のその他アイコンをクリックする
- 「ミュート」をクリックする
受信トレイにメールを放置していると、重要なメールをすぐに確認できません。
返信があった場合に確認できるようにしたいならアーカイブを、返信があっても確認する必要がない場合はミュート機能を利用して、受信トレイを整理するとよいでしょう。
Gmailのラベル機能
Gmailのラベル機能はメールをフォルダ分けする感覚で整理できる機能です。
- アーカイブ…メールを削除せずに非表示にする機能
- ラベル…メールをフォルダ分けする機能
たとえば、家族や仕事、趣味などのラベルを作成すると、メニューに作成したラベルが表示されます。
作成したラベルをメールに付けると自動的に分類され、メニューに表示されたラベルをタップすれば分類されたメールだけが表示される仕組みです。
つまり、Gmailのラベル機能は特定のメールをすぐに抽出したい場合に役立ちます。
ただし、ラベルはパソコンでしか作成できません。
パソコンのGmailでラベルを作る手順は以下のとおりです。
- パソコンでGmailを開く
- 画面左のメニューの「ラベル」の横にある「新しいラベルを作成」をクリックする
- ラベル名を入力する
- 「作成」をクリックする
上記手順でラベルを作成したら、アプリやパソコンから手動でラベルを付けられます。Gmailでラベルを付ける手順は以下のとおりです。
アプリの場合
- アプリを開く
- メールを開く
- 右上のその他アイコンをタップする
- 「ラベルを変更」をタップする
- ラベルを追加する
- 「OK」をタップする
パソコンの場合
- パソコンでGmailを開く
- メールを開く
- 上部のラベルアイコンをクリックする
- ラベルを選択する
Gmailにはフォルダの概念はありませんが、ラベル機能でメールを属性ごとに振り分けることが可能です。また、ひとつのメールに複数のラベルを付けたり、色分けしたりして、探しやすくできます。
仕事用、個人用、緊急用など、複数の属性でメールを振り分けたい場合はラベル機能を活用しましょう。
Gmailのアーカイブ機能を活用してメールを整理しよう
GmailはGoogleが提供しているメールサービスで、AndroidTMではアプリが最初からインストールされています。iPhoneの場合は、App Storeでインストールしましょう。
Google アカウントと連動しており、スマホだけでなくパソコンから簡単にアクセスできます。メールや連絡帳などのデータはサーバーに保存されるため、機種変更してもすぐに対応可能です。
受信トレイから削除せずに非表示にするアーカイブや、返信が来ても受信トレイに戻らないミュート、フォルダのように振り分けが可能なラベルなど便利な機能が搭載されているので、スマホを購入したらGmailを活用しましょう。
なお、普段からメールアプリなどを使用される場合、データ利用量が気になることもあるでしょう。
これを機に、一度ご自身のデータ利用量について考えてみてはいかがでしょうか。
もし現在のプランが合っていないと感じるようであれば、料金プランの変更や携帯電話会社の乗り換えを検討するのも選択肢のひとつです。
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