アーカイブとは？バックアップとの違いや利用するメリット、使い方を解説

今回はアーカイブの意味や使い方、バックアップやラベルなどほかの機能との違いを紹介します。アーカイブを使いこなすとメールや画像が整理され、よりツールを便利に活用できるようになるので、ぜひ参考にしてください。

アーカイブ（archive）とは、元々は古い記録を長期的にわたって保管しておく書庫や公文書館の意味です。各種ITサービスでは、削除はしないものの、当面使う見込みのない、用の済んだ古いデータを保管しておく場所を指します。

GmailやOutlookなどのメールサービス、インスタグラムなどの一部のSNSには、アーカイブ機能があります。たとえばGmailでアーカイブ機能を使うと、受信トレイにあるメールがアーカイブフォルダに移動され、受信トレイには表示されなくなります。

仕事関係のメールや企業のメールマガジン、知人とのやり取りなど、日々多くのメールが受信トレイに溜まっていく人も多いでしょう。

用が済んだので当面読み返す必要はないものの、削除はしたくないメールはアーカイブに移動してみてはいかがでしょうか。受信トレイがすっきりと整理でき、必要なメールをすぐに探せるようになります。

アーカイブに移動したメールや画像などは、削除されるわけではありませんが、メールの受信トレイや、インスタグラムのフィードのような、最初に目に付く場所には表示されなくなります。ここからはメールの例を中心に説明します。

大切なメールや画像をアーカイブフォルダに保管・整理すれば、受信トレイには当面の間必要なメールだけを残すことができるようになり、古いメールに埋もれることが減ります。

また、日常的に操作するところとは別の場所へ収めることで、誤って削除してしまう可能性も低くなり、便利です。

アーカイブと混同されがちな機能としては、次のものがあります。

• バックアップ
• ミュート
• ラベル

なお、すべてのツールで、アーカイブや上記の機能が利用できるわけではありません。利用するツールごとの機能を確認し、上手に活用していきましょう。

バックアップとは、特定の時点におけるデータを保存することです。パソコンやスマホなどの機器内部に保存されたデータを、別の機器やメディアに保存します。

バックアップを取っていれば、万が一、データがなくなってしまってもバックアップ作成時点のデータを復元できます。

iOSやAndroid™のバックアップは基本的には上書き保存です。たとえば、ある時点でバックアップを取り、後日再度バックアップを取れば、最初のバックアップで保存されたデータが次のバックアップ分のデータに置き換えられます。

ミュートとは、受信トレイに表示されないようにする機能のことです。

特定のメールや画像をミュートすると、それらが受信トレイに表示されなくなる点ではアーカイブと同じですが、アーカイブのように別フォルダに移動して表示されなくなっているわけではありません。単に見えないように設定しているだけです。

たとえば、SNSで特定の相手をミュートに指定すれば、タイムラインに表示されなくなります。フォローを解除すると相手に知られてしまいますが、ミュートなら相手に知られないため、何らかの理由でフォローを解除できないときなどに活用してみてはいかがでしょうか。

また、メールサービスでも内容を見る必要がないメールをミュートに指定できます。ただし、メールが自分にのみ送信されている場合や、自分がメンバーになっているGoogleグループ宛にメールが送信されている場合は、引き続き受信トレイにメールが届きます。

ラベルとは、メールを分類する機能です。たとえば、取引先や要件の種類ごとにラベルをつければ、受信トレイがより見やすくなります。

なお、ラベル機能と受信トレイ、アーカイブの使い分けは別々の機能です。よって、ラベルをつけても、アーカイブのように別のフォルダに移動されるわけではありません。

受信量が多すぎて大切なメールを見落としてしまう恐れがあるときなどに、ラベル機能を活用して分類しましょう。

アーカイブ機能には、次のメリットがあります。

• 受信トレイを整理できる
• 誤送信・誤削除を防げる

それぞれのメリットを詳しく見ていきましょう。まだアーカイブ機能を利用したことがない方は、メリットを把握しておくと活用しやすくなるかもしれません。

アーカイブしたメールは、受信トレイに表示されません。残しておきたいメールが多い場合は、受信トレイにメールが溜まって、後から探すのが大変になってしまいます。アーカイブ機能を利用して、受信量に応じて定期的に受信トレイを整理しておきましょう。

アーカイブに大切なメールを移動すれば、誤送信や誤削除を防げます。

たとえば、パスワードや会員番号などが記載されたメールは、アーカイブフォルダに移動しておくと安心です。また、送信前に上長の確認が必要なメールを、確認前に誤送信してしまうケースも防げるかもしれません。

ツールによっては受信拒否や送信前の上長確認の機能がついているものもあり、メール関連の業務負担を軽減できます。

便利なアーカイブ機能ですが、いくつか注意すべき点もあります。利用する前に、次の点を押さえておきましょう。

• 受信フォルダの容量は増やせない
• 定期的にアーカイブフォルダを整理する必要がある
• アーカイブしたメールに返信があると受信トレイに戻る

それぞれの注意点を解説します。

各サービスで利用できる容量は、受信フォルダだけで個別に計算されるわけではありません。また、アーカイブしたメールはアーカイブフォルダ内に保存されるため、受信フォルダには表示されませんが、容量は消費しています。

そのため、受信フォルダに入っているメールが少なくても、アーカイブフォルダ内のメールが増えれば容量オーバーになってしまうことがあります。

受信フォルダの容量を増やしたいときは、メールをゴミ箱に入れた後に完全に削除してください。GmailやiCloudのように、有料オプションに加入すればストレージ容量自体を増やせる場合があるので、状況に応じて利用を検討しましょう。

アーカイブ機能を活用すると、受信フォルダのメールを減らせても、今度はアーカイブフォルダ内のメールが増えてしまいます。

アーカイブフォルダ内が見づらくなることもあるため、定期的にアーカイブフォルダを整理する習慣をつけてください。また、定期的に不要なメールを完全削除すると容量オーバーを回避できます。

アーカイブしたメールに返信があると受信トレイに戻ります。そのため、返信がきたときに見落としてしまうのではないかと懸念している場合もアーカイブして問題ないでしょう。

もし、アーカイブしたはずのメールがアーカイブフォルダ内に見つからないときは、受信トレイから探してみてください。

アーカイブの使い方は、ツールによっても異なります。

アーカイブ機能が使える代表的なツールをいくつか紹介するので、ぜひ参考にしてください。アーカイブしたメールや画像などを確認する方法も紹介します。

以下の操作はAndroidスマホおよびiPhone・iPadのアプリ、Windows版のOutlookでの手順です。

Gmailでは次の手順でアーカイブ機能を使います。

1. Gmailアプリを開き、受信トレイを開く
2. メールの左側にある送信者のプロフィール画像をタップする
3. 上部のアーカイブアイコンを選択するとアーカイブが完了する

複数のメールを選択して、同時にアーカイブに移動することも可能です。アーカイブしたメールを検索するときは、メニューアイコンから[すべてのメール] をタップして検索してください。

Windows版のOutlookでは、削除グループにあるアーカイブボタンを押すだけで、メールを削除せずにアーカイブフォルダに移動できます。アーカイブフォルダに移動したメールは、検索機能でも探せますが、アーカイブフォルダから直接確認できます。

スマホ版では、受信トレイビューでメッセージを長押ししてから、[アーカイブ] アイコンをタップしてメッセージをアーカイブします。

もしくは、アーカイブを「スワイプ オプション」として設定し（[設定] > [スワイプ オプション]）、アーカイブするメッセージをスワイプすることもできます。

Googleフォトでは目的の写真を開いて、その他アイコン⁝から [アーカイブに移動] を選択すると、写真をアーカイブフォルダに移動できます。移動した写真は、ライブラリからアーカイブを選択して確認してください。

インスタグラムでは、次の手順で投稿をアーカイブできます。

1. 右下にあるアイコンまたはプロフィール写真をタップして、プロフィールに移動する
2. アーカイブする投稿をタップする
3. 右上の⁝（Androidの場合。iPhoneでは…）をタップする
4. [アーカイブ]を選択する

アーカイブした写真を表示する手順は次のとおりです。また、AndroidとiPhoneの手順は同様です。

1. 右下にあるアイコンまたはプロフィール写真をタップして、プロフィールに移動する
2. 右上の三本線をタップして、 [アクティビティ]をタップする
3. [アーカイブ済み]をタップする
4. 上部にある[投稿アーカイブ]／[ストーリーズアーカイブ]をタップしてから、[ストーリーズアーカイブ]、[投稿アーカイブ]または[ライブアーカイブ]を選択する

アーカイブを取り消すと、プロフィールに再び表示されるようになります。

アーカイブ機能を使いこなすと、メールサービスなどをより便利に利用できます。

アーカイブは、パソコンやスマートフォン、タブレットなど、製品を問わず利用可能な機能です。ぜひアーカイブを活用して、表示されるメールや情報を整理しましょう。

アーカイブ以外にも、より便利にスマホを活用するため、さまざまなツールを頻繁に使う方は通信量が多くなる可能性があります。通信料金の負担が増えたように感じるときは、契約している携帯電話会社や料金プランを見直してみてはいかがでしょうか。

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