Microsoft Teamsの使い方は？始め方とチームの作り方、チャット・ビデオ会議の手順を解説

ビデオ会議や通話、ファイルの共有など、さまざまな機能があります。

今回は、Teamsをはじめて使う方や組織発行のアカウントを所持している方に、始め方やチームの作り方などを解説します。

目次

1. Microsoft Teamsとはビジネス向けのコミュニケーションツール
2. Microsoft Teamsの始め方
3. Microsoft Teamsで提供されている料金プランの種類と内容
4. Microsoft Teamsの機能と使い方
5. Microsoft Teamsで使われる主な用語
6. スマホでMicrosoft Teamsを利用するなら、データ利用量に注意しよう

Microsoft Teamsとはビジネス向けのコミュニケーションツール

Teamsは、Microsoftが開発したコミュニケーションツールです。Teams単体で入手できるほか、Microsoft 365の各種プランにもパッケージされています。

文字でのチャットや1対1の通話、複数人でのビデオ会議を中心に、多くの機能があります。WordやExcelのファイルを共同編集したり、Outlookと連携して予定管理をしたり、ファイルを共有したりなど、グループでの仕事やリモートワークに適しています。

また、最大300人が参加できるオンライン会議や、2万人が参加できるライブイベントを開催でき、多くの言語に翻訳できる機能もあります。

Teamsには個人向けと法人向けの料金プランがあり、個人向けは無料でも利用できます。主催する会議の参加可能人数や、レコーディング機能の有無などは有料版と異なりますが、Teamsの会議に参加するだけであれば、無料版で問題ありません。

Microsoft Teamsの始め方

スマホでTeamsを使う場合は、「Microsoft Teams」のアプリをインストールしましょう。iPhoneはApp Store、Android™はGoogle Playからインストールできます※。

※「Microsoft Teams」のアプリをインストールする方法は以下をご確認ください。

・App Storeでのインストールは、こちらをご確認ください。
・Google Playでのインストールは、こちらをご確認ください。

以下ではアプリをインストールして利用するまでの手順を紹介します。

1）Microsoft アカウントを作成する

Teamsを利用するには、Microsoft アカウントが必要です。以下で作成手順を紹介します。

すでに所属している会社などで発行されたMicrosoft アカウントを所持している場合、新規作成は不要です。

個人のMicrosoft アカウントを使うと、チームを作成したり管理したりする機能が利用できません※。

※Microsoft アカウントについては、こちらをご確認ください。
※パソコンでインストールして利用する場合については、こちらをご確認ください。

 

まだMicrosoft アカウントを持っていない場合は作成します。ここでは、個人向けアカウントの作成手順を紹介します。

まずは、Microsoft アカウントのサインインページを開き、「サインイン」をタップします。

次に「作成」をタップします。

既存のメールアドレスでアカウントを作成する場合はそのまま入力してください。新たにメールアドレスを作成する場合は、「新しいメールアドレスを取得」をタップして作成しましょう。

2）Microsoft Teamsアプリをインストールする

次にTeamsアプリをインストールします。Teamsを利用する機器ごとに次の方法でインストールしてください。

・iOS：App Storeで「Microsoft Teams」を検索し、インストールする

・Android：Google Playストアで「Microsoft Teams」を検索し、インストールする

・Windows／Mac：デスクトップ用のMicrosoft Teamsは、こちらにアクセスして「Teamsをダウンロード」をクリックしてインストールする

3）Microsoft Teamsアプリにサインインする

Teamsアプリのインストールが完了したら、サインインページを開き、Microsoftアカウント作成時に登録した情報を入力してサインインします。

4）Microsoft Teamsのチームとチャネルを選ぶ（組織アカウントの場合）

組織アカウントの場合は、次にチームとチャネルを選択してください。

参加するチームが準備されていない場合は、チームを作成しましょう。

Microsoft Teamsで提供されている料金プランの種類と内容

Microsoft Teamsで個人が利用できる料金プランには、次の3つがあります。

・Microsoft Teams（無料版）

・Microsoft 365 Personal

・Microsoft 365 Family

それぞれのプラン内容と料金を紹介します。

Microsoft Teams（無料版）

Microsoft 365 Personal

なお、登録は自動更新のため、停止したいときは別途手続きが必要です。

Microsoft 365 Family

こちらも登録は自動更新のため、停止したいときは別途手続きが必要です。

Microsoft Teamsの機能と使い方

Teamsを利用するなら、以下の機能と使い方を知っておきましょう。

・チーム

・チャット

・ビデオ会議

上記を順番に解説します。

チームの使い方

チームとは、特定のプロジェクトや部署ごとにメンバーをまとめ、情報共有やコミュニケーションを効率的に行うためのグループ機能です。

チームを作成すれば、メンバー間でチャットによるやり取りやファイルの共有、オンライン会議が行えます。

次項より、Teamsでチームを作る方法を解説します。

1）新しいチームを作る方法

新しいチームを作成するには、チームのアイコンをタップし、次に「あなたのチーム」の項目の右にある人の形をしたアイコンをタップして、メニューを表示します。

「新しいチームを作成」をタップして、チームを作成します。

次に、チーム名と最初のチャネルの説明を入力してください。

「プライバシー」では、作成したチームに組織内のすべてのユーザーが参加できる「パブリック」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」を選択できます。

「プライバシー」を選択したら、画面右上のチェックマークをタップすればチームの作成は完了です。

2）チームにメンバーを招待する

作成したチームにメンバーを招待する場合は、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップしてチームの管理画面を開き、「メンバーを管理」をタップします。

続いて右下の「＋」をタップします。

「メンバーを追加」画面で、「追加：」と書かれた入力欄に名前、メールアドレス、または電話番号を入力すると、メンバーを追加できます。

3）チームの管理をする

チームの所有者は、チームのメンバーリストからメンバーの追加、削除、役割、権限の変更を行えます。

メンバーの名前の横側にある「…（三点リーダー）」をタップすると「ユーザーを削除」が表示され、再度タップすると該当のチームから削除できます。

なお、メンバーの役割が所有者の場合は削除できないため「メンバー」に変更してから削除しましょう。

役割を変更する場合は、所有者のタブで該当のメンバーの横側にある「…（三点リーダー）」をタップし、「メンバーにする」をタップします。

ただし、所有者がチーム内での最後の管理者の場合は、メンバーのタブから誰かを所有者に任命しないと、所有者からメンバーに移すことはできません。

4）チーム内にディスカッション用のチャネルを作る

チーム内のディスカッションに使うチャネルを作成するには、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップし、管理メニューを表示します。続いて、「チャネルを管理」をタップします。

チャネルの一覧で、右下にある「＋」をタップし、「チャネルを追加」画面を表示します。

「チャネル名」と「説明（オプション）」を入力し、プライバシーを選択します。プライバシーはチーム内全員が利用できる「標準」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」が選択できます。

5）通知設定を変更する

通知設定を変更するには自分のアイコンをタップします。次に「設定＞通知」の順にタップしてください。

アプリの通知全般は「全般的なアクティビティ」、会議が開始されるときに通知したい場合は「会議」から変更できます。

チャットの使い方

チャットとは、1対1や複数人によるグループで手軽にコミュニケーションを取ることができる機能です。

テキストメッセージだけでなく、ファイルやリンクを共有したり、絵文字やステッカー、GIF画像を使って表現豊かな会話が行えます。

業務連絡からカジュアルなやり取りまで幅広く活用でき、迅速な情報共有に役立つので、使い方を覚えましょう。

次項より、チャットの使い方を解説します。

1）特定の人物だけとチャットする方法

特定の誰かと1対1でチャットしたい場合は、画面下の「チャット」アイコンをタップします。

次に、画面右下の「新しいメッセージ」をタップします。

1対1でチャットしたい相手を検索フィールドで検索し、タップします。

タップすると、宛先に相手の名前とメッセージの入力画面が表示されるので、テキストボックスにメッセージを作成して「メッセージを送信（紙飛行機のようなマーク）」アイコンをタップしましょう。

2）チームにチャットを送る方法

チームでチャネルを作成すると、参加しているメンバーに対してメッセージを送ることができます。

まず、メッセージを送りたいチームのチャネルをタップしましょう。今回の場合は、「説明用」の「テスト」をタップします。

メッセージを投稿したい場合は、「投稿」の画面右下にある「新しいメッセージ」をタップします。

「新しい投稿」の画面でタイトルを追加して、画面右上の「メッセージを送信（紙飛行機のようなマーク）」アイコンをタップしましょう。

タップすると、チャネル内の「投稿」画面内にメッセージが表示されます。

メッセージをタップすると、投稿した内容に紐づくチャット画面に切り替わるので、チームに参加しているメンバーとコミュニケーションを取ってみましょう。

なお、「投稿」の画面右下にある「新しいメッセージ」をタップすれば、新しいメッセージを投稿できるので、話題や内容ごとにメッセージをわけることが可能です。

ビデオ会議の使い方

ビデオ会議とは、インターネットを通じて、音声や映像を使ったリアルタイムのコミュニケーションが可能なオンライン会議機能です。

インターネットが利用可能な環境下であれば、オフィスはもちろん、自宅や出先からでも参加できます。

時間や場所を問わず、チームの生産性を高める便利なツールなので活用しましょう。

次項より、ビデオ会議の使い方を順番に解説します。

1）ビデオ会議の参加方法

ビデオ会議には、メールなどで共有されたURLをクリックすれば参加できます。

パスワードの設定がある場合は、共有されたパスワードを画面の指示に従って入力してください。ログインしていない場合は、会議に参加するアカウントでログインします。

2）ビデオ会議の主催方法（iOS／Android）

チームでビデオ会議を開く場合は、チャネルの画面右上にあるビデオのようなマークをタップします。

画面上部の「新しい会議」をタップすると会議の名前を変更できます。

ビデオ会議をすぐに始めたい場合は、「今すぐ参加」をタップします。

「会議への参加を求めるユーザーを招待してください」と表示されたら、「参加者を追加」か「会議出席依頼を共有」をタップしましょう。

ビデオ会議の画面下にあるアイコンは、左からカメラ、マイク、音量、そのほかの操作、退出となっています。

カメラや音声を切り替えたいときはアイコンをタップしましょう。ビデオ会議から退出したい場合は、画面右下の赤い受話器のアイコンをタップして、「退出」をタップします。

3）ビデオ会議の背景の設定方法

Teamsでは、ビデオ会議中のカメラをオンにしたときの背景を設定できます。

ご自身でビデオ会議を開く場合は、「背景を変更」をタップしましょう。

ビデオ会議への参加を求められた場合は、次の画面で「背景を変更」をタップします。

背景をぼかしたいときは「ぼかし」、そのほかの既存背景を利用するときは好みのものを選択してください。機器内に保存している画像を背景にするときは「＋」をタップします。

背景を選択したら、画面左上の「バツ（×）」ボタンをタップします。選択した背景が設定されているのを確認してビデオ会議に参加しましょう。

Microsoft Teamsで使われる主な用語

Teamsには、アプリ独自の用語や機能があります。主に使われる用語とその内容を見ていきましょう。

1）チーム

チームとは、Teams内で作るグループのことを指します。

部署ごとやプロジェクトごとにチームを複数にわけて作成でき、メンバーがテキストチャットやファイル共有、ビデオ会議などを活用し、スムーズに業務を進めることが可能です。

また、1人のユーザーが複数のチームに参加できるため、複数の案件や部署横断のプロジェクトにも柔軟に対応できます。

2）チャネル／スレッド

チャネルとは、チームの中でテーマ別に細分化できるチャットルームです。同じチームの中でプロジェクトや部署が異なる場合、チャネルを複数作成してプロジェクトごとにチャットルームを作成できます。

また、スレッド（会話）はそのチャネル内で行われている連続したメッセージのやり取りを指します。投稿されているメッセージに返信すると、メッセージの下に返信内容がまとめて表示されます。

3）アクティビティ

Teamsに表示されているベルのアイコンのことで、タップすると通知が表示される機能です。

自分宛のメッセージ通知や、チームへの招待通知など、さまざまな通知が表示されるので、定期的に確認しましょう。

4）通話

Teamsでは、アプリを通じて音声通話が可能です。

チャット画面右上にある「音声通話（電話のマーク）」または「ビデオ通話（ビデオカメラのマーク）」をタップすると相手に通知が届き、承認されると通話が始まります。

スマホのカメラを使ってビデオ会議をしたり、画面共有をしてプレゼンテーションをしたりできるので、活用しましょう。

5）ファイル共有

Teamsでは、チーム内やチャットで簡単にファイルを共有できる機能があります。

メンバーはファイルのアップロードやダウンロードが可能で、共有されたファイルによっては共同で編集が行えます。

アップロードされたファイルは自動的にクラウド上に保存されるので、安全に情報を管理しながら、スムーズな資料共有が実現できます。

6）メンション

特定の相手に向けてメッセージを送る方法です。「＠」＋「ユーザー名」を文頭につけてメッセージを送ることで、相手に通知が届く機能です。誰に送信されたメッセージなのか、わかりやすくなるメリットもあります。

7）バナー

デスクトップ向けのTeamsで、デスクトップの右下や右上などに表示されるバナー通知のことです。デスクトップ通知とも呼ばれています。

8）フィード

アクティビティ内に表示される最新情報のことで、アクティビティフィードとも呼ばれています。フィードには、上から順に最新情報が並びます。フィルタ機能を使うと、情報を絞り込めます。

9）タブ

メッセージ投稿やファイルのアップロードなど、Teams上の操作やメッセージ、ファイルを分類する機能です。

10）ホワイトボード

ホワイトボードとは、オンライン会議中に利用でき、参加者全員が同時に書き込める便利な機能です。

手書きでメモを書いたり、図やイラストを描いたりできるので、言葉では伝えにくいアイデアや構想を視覚的に共有するのに適しています。

会議終了後もホワイトボードの内容は保存され、後から見返し、編集できるので、チームのアイデア出しや意見交換を円滑に進めたいときに活用しましょう。

11）プランナー

プランナーとは、Microsoftが提供している計画作成アプリケーションです。プロジェクトや業務のタスクを視覚的に管理でき、誰がどの作業を担当しているかを一目で把握できます。

プランナーをTeamsに追加すれば、細かな作業の抜けや漏れを防げて業務の効率化を目指せるため、導入を検討しましょう。

プランナーをTeamsに追加すれば、細かな作業の抜けや漏れを防げて業務の効率化を目指せるため、導入を検討しましょう。

12）Wiki

タブ機能のひとつで、メモ機能の一種です。情報を整理してメモを取ったり、操作手順や作業手順などのドキュメントを作成したり、さまざまな用途に利用できます。

13）ヘルプ

Teamsには、操作方法や機能に関する疑問を解決できるヘルプ機能があります。

操作方法や機能がわからない場合は、「設定」の項目をタップし、「ヘルプとフィードバック」、「ヘルプ」の順にタップして調べてみましょう。

スマホでMicrosoft Teamsを利用するなら、データ利用量に注意しよう

Teamsには、ビデオ会議やファイル共有、スケジュール管理など、仕事などで利用するときに便利な機能が多く備わっています。

しかし、ビデオ会議や通話などを頻繁に利用するとデータの利用量も増えるため、注意が必要です。

データ利用量を気にせずTeamsを利用したい方は、携帯電話会社や料金プランの変更も検討してみてはいかがでしょうか。

楽天モバイルの料金プランでは、データ利用量に合わせて料金が自動的に変わるため、たくさん使う人にもあまり使わない人にもおすすめの料金プランです。

家族割引適用※1で、3GBまでは880円／月（税込968円）、20GB超過後はどれだけ使っても2,880円／月（税込3,168円）とデータ使い放題※2なので、データ容量を心配せず快適な通信をご体験いただけます。
※通話料等別
※1 プログラム適用条件あり。詳細はこちらをご確認ください。
※2 混雑時など公平なサービス提供の為に速度制御する場合あり

ぜひ楽天モバイルをご検討ください。