Gmailで自動振り分けを設定する方法は？ラベルやフィルタを使う手順などを解説

自動振り分けを設定してメールを整理すれば、確認したいメールを見つけやすくなります。
今回は、スマホアプリやパソコンのブラウザでGmailを自動振り分けする手順や注意点などを解説します。

目次

1. Gmailで自動振り分けしたい場合は「ラベル」の機能を使う
2. Gmailのラベルを使って自動振り分けする手順【パソコンの場合】
3. Gmailのラベルを使って自動振り分けする手順【iOS版「Gmail」アプリの場合】
4. Gmailの自動振り分けを設定する場合に知っておきたいポイント
5. Gmailで自動振り分けを設定する場合の注意点
6. よくある質問
7. Gmailの自動振り分けを設定してメールを整理しよう

Gmailで自動振り分けしたい場合は「ラベル」の機能を使う

Gmailには一般的な「フォルダ移動」の仕組みはなく、代わりに「ラベル」機能を使います。

ラベルとは、メールに特定の分類名を付ける機能のことです。ラベルは自由に作成でき、この機能を使えば特定のラベルを付けたメールを一覧で確認したり、まとめて管理したりできます。

たとえば、A社から送信されたメールに「A社」というラベルを付ければ、A社のメールをまとめて管理できます。

ラベルは手動で付けることも、設定した条件を満たすメールに対して自動で付与することも可能です。自動でラベルを付与する設定を行えば、メールを自動で振り分けられます。

Gmailのラベルを使って自動振り分けする手順【パソコンの場合】

Gmailの自動振り分けは、パソコン版Gmailから設定が可能です。iOS版「Gmail」アプリでは新しいフィルタは作成できません。Android™版「Gmail」アプリも、基本的にはパソコン版で作成したフィルタやラベルを利用する形になります。

ここからは、パソコン版Gmailでメールの自動振り分けを設定する手順を紹介します。

1.ラベルを作成する
2.フィルタの条件を設定する
3.ラベルを付ける

以下で順番に見ていきましょう。

1.ラベルを作成する

まずは、自動振り分けしたいメールに付与するラベルを作成します。パソコン版のGmailでラベルを作成する手順は以下のとおりです。

1.パソコンのブラウザでGmailを開く
2.ラベルの横にある「＋」をクリックする

3.ラベル名を入力して「作成」をクリックする

ラベル名は自由に設定できるので、「取引先A」「社内連絡」など、自分が管理しやすい名前を付けましょう。

2.フィルタの条件を設定する

ラベルを作成したら、フィルタの条件を設定します。この設定により、条件にあうメールが自動で振り分けられるようになります。

パソコン版のGmailでフィルタの条件を設定する手順は以下のとおりです。

1.パソコンのブラウザでGmailを開く
2.右上の設定アイコンをクリックする

3.「すべての設定を表示」をクリックする

4.「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックする

5.「新しいフィルタを作成」をクリックする

6.特定のアドレスを自動振り分けしたい場合、そのアドレスを「From」に入力する

7.より細かい条件を設定したい場合は、「To」「件名」「含む」「含まない」などの条件を設定する
8.「フィルタを作成」をクリックする

自動振り分けしたいアドレスが決まっている場合は、以下の簡単な手順でも手軽にフィルタ条件を設定できます。

1.パソコンのブラウザでGmailを開く
2.「受信トレイ」を開く
3.自動振り分けしたいメールの左側にあるチェックボックスにチェックを入れる
4.画面上にある「︙」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」をクリックする
5.「フィルタを作成」をクリックする

上記の手順だと、チェックボックスにチェックを入れたメールのアドレスが「From」に自動的に入力されるため、アドレスを手入力する手間がかかりません。

3.ラベルを付ける

「②フィルタの条件を設定する」の手順に沿って操作を行うと、「メールが検索条件と完全一致する場合:」と記載された画面が表示されます。

この画面で、最初の手順で作成したラベルを選択して付けると、設定したフィルタの条件に一致するメールに自動的にラベルが付与されるようになります。ラベルを付ける手順は以下のとおりです。

1.「ラベルを付ける」の左側にあるチェックボックスにチェックを入れる

2.「ラベルを付ける」の右側にある「ラベルを選択」をクリックし、作成したラベルを選択する
3.「フィルタを作成」をクリックする

この画面で項目の一番下にある「◯件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、受信済みのメールに対しても自動振り分けが適用されます。受信済みのメールも併せて管理したい場合は、チェックを入れておきましょう。

また、「ラベルを付ける」のチェックボックスをクリックしてから「新しいラベル」を選択すると、この画面で新規ラベルを作成できます。

なお、フィルタの条件を満たしたラベル付きのメールは、「受信トレイ」の下に表示されている「ラベル」の項目から確認が可能です。

たとえば、「A社」というラベルを作成し、フィルタの条件を設定すると、条件を満たしたメールが「ラベル」の項目に表示されている「A社」に振り分けられるようになります。

Gmailのラベルを使って自動振り分けする手順【iOS版「Gmail」アプリの場合】

iOS版の「Gmail」アプリでは、ラベルの新規作成や、新着メールに自動でラベルを付与するための条件設定などが行えます。

ただし、受信トレイのスキップ(アーカイブ)・転送・既読化などの複数アクションを伴う本格的な「フィルタ」作成や編集は、パソコン版Gmailのみ対応しています。

iOS版の「Gmail」アプリの場合は、以下2つのステップで設定ができます。

1.ラベルを作成する
2.ラベルにフィルタの条件を設定する

Android版「Gmail」アプリではラベルの新規作成や、自動ラベルの条件設定ができません。

なお、iPhone・Androidともに、ブラウザ版(パソコン版のページ)のGmailから自動振り分けの設定を行うことは可能です。

ブラウザ版からの設定は、「Gmailのラベルを使って自動振り分けする手順【パソコンの場合】」で紹介した内容と同様の手順で行えます。

以下でiOS版「Gmail」アプリからの設定手順を詳しく紹介します。

1.ラベルを作成する

パソコン版の手順と同様に、まずは自動振り分けしたいメールに付与するラベルを作成します。iOS版「Gmail」アプリでラベルを作成する手順は以下のとおりです。

1.「Gmail」アプリを開く
2.「メールを検索」の横にある「≡」をタップする
3.「＋新規作成」をタップする

4.ラベル名を入力して「保存」をタップする

2.ラベルにフィルタの条件を設定する

続いて、作成したラベルにフィルタの条件を設定します。iOS版「Gmail」アプリでラベルにフィルタの条件を設定する手順は以下のとおりです。

1.「Gmail」アプリを開く
2.「メールを検索」の横にある「≡」をタップする
3.「設定」をタップする

4.「受信トレイのカスタマイズ」をタップする

5.「ラベル」をタップする

6.フィルタを設定するラベルをタップし、「追加...」をタップする

7.特定のアドレスを自動振り分けしたい場合は、そのアドレスを「From」に入力する

8.より細かい条件を設定したい場合は、「条件を追加」をタップする

9.「To」「件名」「含む」「含まない」から設定したいものをタップして条件を入力し、完了したら「保存」をタップする

上記の操作を行うと、設定したフィルタの条件を満たしたメールに対してラベルが付与されます。

Gmailの自動振り分けを設定する場合に知っておきたいポイント

Gmailの自動振り分けを設定する場合に知っておきたいポイントとしては、以下の4つが挙げられます。

・ラベルのフィルタ条件は後から変更・削除できる
・ラベルは付け替えることが可能
・パソコン版Gmailではラベルを階層化できる
・パソコン版Gmailではフィルタを指定してメールを検索できる

これらのポイントを知っておくことで、メールの整理や検索がよりスムーズに行えるようになります。以下で各ポイントを詳しく紹介します。

ラベルのフィルタ条件は後から変更・削除できる

メールの自動振り分けのために設定したラベルのフィルタ条件は、後から変更・削除することができます。

フィルタ条件の変更・削除は、iOS版「Gmail」アプリまたはパソコン版Gmailから行えます。以下で詳しい手順を紹介します。

iOS版「Gmail」アプリでラベルのフィルタ条件を後から変更・削除する手順

iOS版「Gmail」アプリでフィルタの条件を変更・削除する手順は以下のとおりです。

1.「Gmail」アプリを開く
2.「メールを検索」の横にある「≡」をタップする
3.「設定」をタップする
4.「受信トレイのカスタマイズ」をタップする
5.「ラベル」をタップする
6.変更したいラベルをタップする
7.条件を変更したい場合は条件をタップして入力する
8.条件を追加したい場合は「追加...」をタップし、条件を入力する
9.条件を削除したい場合は条件の右に表示されている「×」をタップする
10.条件の変更・削除が完了したら「保存」をタップする

パソコン版Gmailでラベルのフィルタ条件を後から変更・削除する手順

続いて、パソコン版Gmailでフィルタ条件を変更する手順を見ていきましょう。

1.Gmailを開く
2.右上の設定アイコンをクリックする
3.「すべての設定を表示」をクリックする
4.「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックする
5.条件を変更したいフィルタの右側にある「編集」をクリックする
6.条件を変更し、「続行」をクリックする
7.「フィルタを更新」をクリックする

フィルタ条件を削除したい場合は、上記の手順5で「編集」の右側にある「削除」をクリックします。クリック後に表示される「フィルタの削除を確認」の画面で「OK」をクリックすると、フィルタ条件が削除されます。

ラベルは付け替えることが可能

メールに付いているラベルは、別のラベルに付け替えられます。

ラベルの付け替えは、iOS版とAndroid版の「Gmail」アプリ、スマホのブラウザ、パソコン版Gmailから行えます。以下でラベルを付け替える手順を詳しく紹介します。

iOS版「Gmail」アプリでラベルを付け替える手順

iOS版「Gmail」アプリによるラベルの付け替えは、以下のいずれかの方法で行えます。

方法1

1.「Gmail」アプリを開く
2.「受信トレイ」でラベルを変更したいメールの送信者のアイコンをタップし、チェックを入れる
3.画面右上に表示される「…」をタップする
4.「別のラベルを付ける」をタップする
5.外したいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
6.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
7.「完了」をタップする

方法2

1.「Gmail」アプリを開く
2.ラベルを付けたいメールを開き、画面右上に表示される「…」をタップする
3.「ラベル」をタップする
4.不要なラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
5.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
6.「完了」をタップする

Android™版「Gmail」アプリでラベルを付け替える手順

ラベルの付け替えは、Android版「Gmail」アプリからも行えます。Android版「Gmail」アプリを利用する場合の操作は、前述したiOS版「Gmail」アプリのケースとほぼ同様で、以下のいずれかの方法でラベルの付け替えが可能です。

方法1

1.「Gmail」アプリを開く
2.「受信トレイ」でラベルを変更したいメールの送信者のアイコンをタップし、チェックを入れる
3.画面右上に表示される「︙」をタップする
4.「ラベルを付ける」をタップする
5.外したいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
6.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
7.「OK」をタップする

方法2

1.「Gmail」アプリを開く
2.ラベルを付け替えたいメールを開き、画面右上に表示される「︙」をタップする
3.「ラベルを付ける」をタップする
4.不要なラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
5.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
6.「OK」をタップする

スマホのブラウザ版Gmailでラベルを付け替える手順

Google ChromeやSafariなど、スマホのブラウザ版Gmailでラベルを付け替える手順は以下のとおりです。

1.ブラウザ版Gmailを開く
2.受信したメールの一覧からラベルを変更したいメールのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
3.画面下に表示される「▲」をタップする
4.「ラベル…」をタップする
5.外したいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
6.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
7.「適用」をタップする

また、以下の手順でもGmailのラベルを付け替えられます。

1.ラベルを付けたいメールを開き、画面下に表示される「▲」をタップする
2.「ラベル…」をタップする
3.外したいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを外す
4.新たに付けたいラベルのチェックボックスをタップし、チェックを入れる
5.「適用」をタップする

パソコン版Gmailでラベルを付け替える手順

パソコン版Gmailでラベルを付け替える手順は以下のとおりです。

1.Gmailを開く
2.ラベルを付け替えたいメールの左にあるチェックボックスをクリックし、チェックを入れる
3.画面上にある「︙」をクリックし、「ラベルを付ける」にカーソルをあわせる(または右クリックして表示された一覧から「ラベルを付ける」にカーソルをあわせる)
4.外したいラベルの左側にあるチェックボックスをクリックし、チェックを外す
5.新たに付けたいラベルの左側にあるチェックボックスをクリックし、チェックを入れる
6.「適用」をクリックする

パソコン版Gmailではラベルを階層化できる

Gmailのラベルは、親ラベルと子ラベルを作って階層化できます。

ラベルを階層化すると、関連性のあるラベルをまとめられるため便利です。たとえば、取引先のA社に複数の担当者がいる場合、「A社」の親ラベルに「担当者A」「担当者B」などの子ラベルを設定すれば、各担当者からのメールをよりわかりやすい形で管理できます。

ラベルの階層化は、パソコン版Gmailからのみ設定が可能です。以下の手順に沿って操作すると、ラベルを階層化することができます。

1.Gmailを開く
2.ラベルの横にある「＋」をクリックする
3.「次のラベルの下位にネスト」(ネスト=下位ラベルとして追加)の左側にあるチェックボックスにチェックを入れる
4.子ラベルのラベル名を入力する
5.親となるラベルを選択し、「作成」をクリックする

パソコン版Gmailではフィルタを指定してメールを検索できる

パソコン版Gmailでは、フィルタを使うことでラベルや期間などを指定してメールを検索できます。この方法を使えば、特定のメールを素早く見つけられます。

パソコン版Gmailでフィルタを指定してメールを検索する手順は以下のとおりです。

1.Gmailを開く
2.検索バーの右にある「検索オプションの表示」のアイコンをクリックする
3.条件を指定する
4.「検索」をクリックする

「検索オプションの表示」のアイコンをクリックした後に表示される画面で「検索」の項目をクリックすると、ラベルを指定することもできます。

Gmailで自動振り分けを設定する場合の注意点

Gmailの自動振り分け設定は、Android版「Gmail」アプリからは行えません。自動振り分け設定は、基本的にパソコン版Gmailからのみ行えます。iOS版の「Gmail」アプリでは、一部の設定が制限されています。

なお、AndroidでもブラウザからGmailにアクセスすれば、自動振り分けの設定をすることが可能です。ただし、その場合はモバイル版のページではなく、パソコン版のページでGmailを開く必要があります。

パソコン版のページはスマホの小さい画面では操作がしにくく、操作中に誤タップする可能性もあります。自動振り分けの設定は、できるだけパソコン版Gmailから行うのがおすすめです。

よくある質問

Gmailの自動振り分けに関するよくある質問と回答を紹介します。

Gmailで作成できるラベルの数に上限はある?

Gmailで作成できるラベルの上限数は5,000個までです。上限数には余裕があるものの、ラベルを増やしすぎるとメールの管理が手間になる可能性があるので気を付けましょう。

Gmailの自動振り分けを効率的に活用するコツはある?

Gmailの自動振り分けを効率的に活用するコツとしては、以下のようなものが挙げられます。

・使わなくなったフィルタの条件は削除する
・不要なメールを自動で仕分けられるようにフィルタの条件を設定する
・件名の付け方にルールを設けて、重要なメールを見逃さないようにする
・メールを整理しやすくなるよう、ラベルの階層化を活用する

Gmailの自動振り分けを設定してメールを整理しよう

Gmailのラベル機能を利用したうえでフィルタの条件を設定すれば、メールを自動振り分けできるようになります。Gmailを使う機会が多い人は、自動振り分けの設定をしてメールを整理してみましょう。

また、スマホの「Gmail」アプリをメインに使っている人は、メールの送受信による月々のデータ利用量を気にせず使えるように、契約中のスマホ料金プランを見直すのもおすすめです。

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