Microsoft Teams初心者でも分かる基本的な使い方や操作法、機能を解説

Microsoft Teams初心者でも分かる基本的な使い方や操作法、機能を解説
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2023.06.20

Microsoft Teamsとは、Microsoftが開発したビジネス向けのチャットツールです。文字でのチャットやビデオ会議、通話以外にも、ほかのMicrosoft 365などのアプリケーションと連携したり、ファイル共有をしたり、チームを管理する機能があります。

主にビジネス目的で利用され、多くの企業でMicrosoft 365のアプリケーションのひとつとして導入されています。

Microsoft Teamsは便利なチャットツールですが、多機能であるため初心者は使い方や用語で迷ってしまうことも多々あります。そこで今回は、Microsoft Teamsをはじめて使う方に、便利な機能や基本的な使い方をわかりやすく解説していきます。

目次

Microsoft Teamsとはビジネス向けのコミュニケーションツール

Microsoft Teamsは、Microsoftが開発したコミュニケーションツールです。Microsoft Teams単体で利用できるほか、Microsoft 365各種にもパッケージされています。

文字でのチャットや1対1の通話、複数人でのビデオ会議を中心に、多くの機能があります。WordやExcelのファイルを共同編集したり、Outlookと連携して予定管理をしたり、ファイルの共有などができるため、会社での仕事やリモートワークに適しています。

また、最大300人が参加できるオンライン会議や、2万人が参加できるライブイベントも開催でき、多くの言語を翻訳できる機能もあります。

Microsoft Teamsには個人向けと法人向けのプランがあり、個人向けは無料から利用できます。主催した会議の参加人数や、レコーディング機能の有無などに異なる点がありますが、Microsoft Teamsの会議に参加するだけであれば、無料プランで問題ありません。

Microsoft Teamsの始め方

スマホでMicrosoft Teamsを使うには、「Microsoft Teams」のアプリをインストールしましょう。iPhoneであればApp Store、Android™であればGoogle Playからダウンロードできます※。

※「Microsoft Teams」のアプリをダウンロードする方法はこちらをご参照ください。

Microsoft Teamsを利用するには、Microsoftアカウントが必要です。所属している会社などで発行されたMicrosoftアカウントでサインインしてください。

個人のMicrosoftアカウントを使うと、チームを作成したり管理したりする機能が利用できません※。

Microsoftアカウントについてはこちらをご参照ください。
※パソコンから利用する場合はMicrosoft Teamsダウンロードページから「デスクトップ用をダウンロード」をクリックしてください。

Microsoft Teamsの基本的な機能の使い方

Microsoft Teamsの基本的な機能と、ビデオ会議の使い方を見ていきましょう。

1)基本的な機能
・「アクティビティ」
ベルのアイコンをタップすると、通知が表示される機能です。自分宛てのメッセージ通知や、所属しているチームに招待されたときの通知など、さまざまな通知が表示されます。

・「チャット」
吹き出しのアイコンをタップすると、文字でチャットができる機能です。1対1のチャットや、複数人でのグループチャットも可能です。通話中にもチャットができるので、文字で議事録をまとめたり、メモを書いたりすることもできます。

・「チーム」
家のアイコンをタップすると、チームが表示される機能です。複数人でチャットするときや、所属している組織で会議をするときなど、チームを組んでいる場合は、チームからアクセスできます。

・「通話」
Microsoft Teamsのアプリを通じて音声通話ができる機能です。スマホのカメラを使ってビデオ会議をしたり、画面共有をしてプレゼンテーションをしたりすることもできます。

・「ファイル」
ファイルを共有する機能です。ファイルをアップロードしたり、共有されたファイルをダウンロードしたりできます。

・「アプリ」
スマホ用のアプリと、パソコン用のアプリがあります。

・「ヘルプ」
わからない機能については、Microsoft Teams内のヘルプで確認できます。

2)ビデオ会議の参加方法
ビデオ会議に参加するには、メール等で共有されたURLをクリックすることで参加できます。パスワードの設定がある場合は、共有されたパスワードを画面の指示に従って入力してください。ログインしていない場合は、会議に参加するアカウントでログインします。3)ビデオ会議の主催方法
自分でビデオ会議を主催する場合は、「予定表」アイコンをタップして、右下にある「+」をタップします。「イベント」のタイトルを入力し、開始日時などを設定します。出席して欲しい人を追加したい場合は「参加者を追加」で行います。必要な内容の入力が終わったら、右上のチェックマークをタップするとイベントが作成されます。イベント作成後に参加者を追加する場合や、チーム外の人を招待する場合は、イベントの詳細タブから「会議出席依頼を共有」をタップして、招待用のURLを送りましょう。イベント一覧の「参加」をタップし「今すぐ参加」をタップすると、開始予定時間前でも会議に入室できます。

ビデオ会議以外のMicrosoft Teamsの機能と操作方法

1)新しいチームを作る
新しいチームを作成するには、チームのアイコンをタップし、次に右上にある点が3つ縦に並んだアイコンをタップして、メニューを表示します。
「新しいチームを作成」をタップして、チームを作成します。次に、チーム名とチームの説明を入力してください。「プライバシー」では、作成したチームに組織内のすべてのユーザーが参加できる「パブリック」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」が選択できます。2)チームにメンバーを招待する
チームにメンバーを招待する場合は、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップしてチームの管理画面を開き、「メンバーを管理」をタップします。続いて右下の「+」をタップします。「メンバーを追加」画面で、「追加:」と書かれた入力欄に名前もしくはメールアドレスを入力すると、メンバーを追加できます。

3)チームの管理をする
チームの所有者は、チームのメンバーリストからメンバーの追加、削除、役割、権限の変更を行えます。

4)チーム内にディスカッション用のチャネルを作る
チーム内のディスカッションに使うチャネルを作成するには、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップし、管理メニューを表示します。続いて、「チャネルを管理」をタップします。チャネルの一覧で、右下にある「+」をタップし、「チャネルを追加」画面を表示します。「チャネル名」と「説明(オプション)」を入力し、プライバシーを選択します。プライバシーはチーム内全員が利用できる「標準」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」が選択できます。5)通知設定を変更する
通知設定を変更するには自分のアイコンをタップします。次に「設定>通知」の順にタップしてください。アプリの通知全般は「全般的なアクティビティ」、会議が開始されるときに通知したい場合は「会議」から変更できます。

Microsoft Teamsで使われる主な用語

Microsoft Teamsには、アプリ独自の用語や機能があります。主に使われる用語とその内容を見ていきましょう。

1)チーム
Microsoft Teamsのグループのことを指します。チームは部署やプロジェクトなど、複数に分けて作成できます。また、複数のチームに参加することもできます。

2)チャネル/スレッド
チャネルとは、チームの中でテーマ別に細分化できるチャットルームです。同じチームの中でプロジェクトや部署が異なる場合、チャネルを複数作成してプロジェクトごとにチャットルームを作成できます。

また、スレッド(会話)はそのチャネル内で行われている連続したメッセージのやり取りを指します。投稿されているメッセージに返信すると、メッセージの下に返信内容がまとめて表示されます。

3)メンション
特定の相手に向けてメッセージを送る方法です。「@」+「ユーザー名」を文頭につけることで、メッセージを送った相手に通知が届く機能です。誰に送信されたメッセージなのか、わかりやすくなるメリットもあります。

4)バナー
デスクトップ向けのMicrosoft Teamsで、デスクトップの右下や右上などに表示されるバナー通知のことです。デスクトップ通知とも呼ばれています。スマホアプリにはありません。

5)フィード
アクティビティ内に表示される最新情報のことで、アクティビティフィードとも呼ばれています。フィードには、上から順に最新情報が並びます。フィルター機能を使うと、情報を絞り込めます。

6)タブ
メッセージ投稿やファイルのアップロードなど、Microsoft Teams上の操作やメッセージ、ファイル共有を分類する機能です。

7)Wiki
タブ機能のひとつで、メモ機能の一種です。情報を整理してメモを取ったり、操作手順や作業手順などのドキュメントを作成したり、さまざまな用途に利用できます。

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Microsoft Teamsは、ビデオ会議やファイル共有、スケジュール管理など、仕事などで利用するときに便利な機能が多く備わっています。

しかしMicrosoft Teamsは、ビデオ会議に参加したり、大容量のファイルを共有したりするとデータ利用量が多くなりがちです。特にビデオ会議は動画を送受信するため、大量にデータ容量を消費してしまいます。

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