Microsoft Teams初心者でも分かる基本的な使い方や操作法、機能を解説

主にビジネス目的で利用され、多くの企業でMicrosoft 365のアプリケーションのひとつとして導入されています。

Teamsは便利なチャットツールですが、多機能であるため初心者は使い方や用語で迷ってしまうことも多々あります。

そこで今回は、Teamsをはじめて使う方や組織発行のアカウントを所持している方に、便利な機能や基本的な使い方をわかりやすく解説していきます。

Teamsは、Microsoftが開発したコミュニケーションツールです。Teams単体で入手できるほか、Microsoft 365各種にもパッケージされています。

文字でのチャットや1対1の通話、複数人でのビデオ会議を中心に、多くの機能があります。WordやExcelのファイルを共同編集したり、Outlookと連携して予定管理をしたり、ファイルを共有したりなど、会社での仕事やリモートワークに適しています。

また、最大300人が参加できるオンライン会議や、2万人が参加できるライブイベントも開催でき、多くの言語を翻訳できる機能もあります。

Teamsには個人向けと法人向けの料金プランがあり、個人向けは無料から利用できます。主催した会議の参加人数や、レコーディング機能の有無などに異なる点がありますが、Teamsの会議に参加するだけであれば、無料プランで問題ありません。

スマホでTeamsを使うには、「Microsoft Teams」のアプリをインストールしましょう。iPhoneであればApp Store、Android™であればGoogle Playからダウンロードできます※。

※「Microsoft Teams」のアプリをダウンロードする方法は以下をご確認ください。

• App Storeのダウンロードはこちらをご確認ください。
• Google Playのダウンロードはこちらをご確認ください。

以下ではアプリをインストールするまでの手順を紹介します。

Teamsを利用するには、Microsoftアカウントが必要です。以下で作成手順を紹介します。

すでに所属している会社などで発行されたMicrosoftアカウントを所持している場合は不要です。

個人のMicrosoftアカウントを使うと、チームを作成したり管理したりする機能が利用できません※。

※Microsoftアカウントについて、詳しくはこちらをご確認ください。
※パソコンからダウンロードして利用する場合は、こちらをご確認ください。

ここでは、個人向けアカウントの作成手順を紹介します。まだアカウントを持っていない場合はMicrosoftアカウントの作成から始めます。Microsoft 365のアカウントでも問題ありません。まずはMicrosoft Accountのサインインページを開き、「サインイン」をクリックしてください。

次に「作成」をクリックしてください。

既存のメールアドレスでアカウントを作成する場合は、そのまま記入してください。新たにメールアドレスを作成する場合は、「新しいメールアドレスを取得」をクリックして作成しましょう。

次にTeamsアプリをインストールします。Teamsを利用するデバイスごとに次の方法でインストールしてください。

・iOS：App StoreでTeamsを検索し、インストールする
・Android：PlayストアでTeamsを検索し、インストールする
・Windows／Mac：デスクトップ用 Microsoft Teams のダウンロードはこちらからにアクセスし、「Teamsをダウンロード」をクリックする

Teamsアプリのインストールが完了したらサインインのページを開き、登録した情報を入力してサインインします。

組織アカウントの場合は、次にチームとチャネルを選択してください。

• チームとチャネル
• チャット
• ファイル

まだ会話するチャネルが準備されていない場合は、以下の手順で作成します。

1. チーム一覧の上部にある [ チームとチャネル プラス記号のアイコン 作成して参加する] を選択します。
2. [ チャネル チャネルの追加アイコンの作成] を選択します。
3. チャネルを ホストするチームを選択するチームを選択します。
4. 名前を選択し、省略可能な説明を入力し、チャネルの種類を入力して、チャネルの詳細を入力します。 ここでは、チャネルを標準、 プライベート、または 共有にすることを選択します。

Microsoft Teamsで個人が利用できる料金プランには、次の3つがあります。

• Microsoft Teams（無料）
• Microsoft 365 Personal
• Microsoft 365 Family

それぞれのプラン内容と料金を紹介します。

なお、登録は自動更新です。停止したいときは、別途手続きが必要です。

登録は自動更新のため、停止したいときは、別途手続きが必要になります。

Teamsの基本的な機能と、ビデオ会議の使い方を見ていきましょう。

・「アクティビティ」
ベルのアイコンをタップすると、通知が表示される機能です。自分宛てのメッセージ通知や、所属しているチームに招待されたときの通知など、さまざまな通知が表示されます。

・「チャット」
吹き出しのアイコンをタップすると、文字でチャットができる機能です。1対1のチャットや、複数人でのグループチャットも可能です。通話中にもチャットができるので、文字で議事録をまとめたり、メモを書いたりすることもできます。

・「チーム」
チームは一緒に作業を行うメンバーが参加して、チャットやファイルの共有ができる機能です。

複数人でチャットするときや、所属している組織で会議をするときなど、業務をスムーズに行う際に役立ちます。

・「通話」
Teamsのアプリを通じて音声通話ができる機能です。スマホのカメラを使ってビデオ会議をしたり、画面共有をしてプレゼンテーションをしたりすることもできます。

・「ファイル」
ファイルを共有する機能です。ファイルをアップロードしたり、共有されたファイルをダウンロードしたりできます。

・「ヘルプ」
わからない機能については、Teams内のヘルプで確認できます。

ビデオ会議に参加するには、メールなどで共有されたURLをクリックすることで参加できます。パスワードの設定がある場合は、共有されたパスワードを画面の指示に従って入力してください。ログインしていない場合は、会議に参加するアカウントでログインします。

自分でビデオ会議を主催する場合は、「カレンダー」アイコンをタップして、右下にある「＋」をタップします。

「イベント」のタイトルを入力し、開始日時などを設定します。出席して欲しい人を追加する場合は「参加者を追加」で行います。必要な内容の入力が終わったら、右上のチェックマークをタップするとイベントが作成されます。

イベント作成後に参加者を追加する場合や、チーム外の人を招待する場合は、イベントの詳細タブから「会議出席依頼を共有」をタップして、招待用のURLを送りましょう。

イベント一覧の「参加」をタップし「今すぐ参加」をタップすると、開始予定時間前でも会議に入室できます。

ビデオ会議の背景は、簡単に変更できます。会議が始まってからの変更方法を紹介します。まずはホーム画面を開き「会議」をタップしてください。

参加できる会議があるときは、URLが表示されます。いますぐ参加する会議のURLをタップしましょう。

次は画面内の「背景を変更」をタップしてください。

背景をぼかしたいときは「ぼかし」、そのほかの既存背景を利用するときは好みのものを選択してください。デバイス内に保存している画像を背景にするときは「＋」をタップします。

新しいチームを作成するには、チームのアイコンをタップし、次に右上にある点が3つ縦に並んだアイコンをタップして、メニューを表示します。「新しいチームを作成」をタップして、チームを作成します。次に、チーム名とチームの説明を入力してください。「プライバシー」では、作成したチームに組織内のすべてのユーザーが参加できる「パブリック」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」が選択できます。

チームにメンバーを招待する場合は、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップしてチームの管理画面を開き、「メンバーを管理」をタップします。続いて右下の「＋」をタップします。「メンバーを追加」画面で、「追加：」と書かれた入力欄に名前もしくはメールアドレスを入力すると、メンバーを追加できます。

チームの所有者は、チームのメンバーリストからメンバーの追加、削除、役割、権限の変更を行えます。

チーム内のディスカッションに使うチャネルを作成するには、チームの右側にある点が3つ並んだ部分をタップし、管理メニューを表示します。続いて、「チャネルを管理」をタップします。チャネルの一覧で、右下にある「＋」をタップし、「チャネルを追加」画面を表示します。「チャネル名」と「説明（オプション）」を入力し、プライバシーを選択します。プライバシーはチーム内全員が利用できる「標準」と、チームの所有者のみがメンバーを追加できる「プライベート」が選択できます。

通知設定を変更するには自分のアイコンをタップします。次に「設定＞通知」の順にタップしてください。アプリの通知全般は「全般的なアクティビティ」、会議が開始されるときに通知したい場合は「会議」から変更できます。

Teamsには、アプリ独自の用語や機能があります。主に使われる用語とその内容を見ていきましょう。

Teamsのグループのことを指します。チームは部署やプロジェクトなど、複数に分けて作成できます。また、複数のチームに参加することもできます。

チャネルとは、チームの中でテーマ別に細分化できるチャットルームです。同じチームの中でプロジェクトや部署が異なる場合、チャネルを複数作成してプロジェクトごとにチャットルームを作成できます。

また、スレッド（会話）はそのチャネル内で行われている連続したメッセージのやり取りを指します。投稿されているメッセージに返信すると、メッセージの下に返信内容がまとめて表示されます。

特定の相手に向けてメッセージを送る方法です。「＠」＋「ユーザー名」を文頭につけることで、メッセージを送った相手に通知が届く機能です。誰に送信されたメッセージなのか、わかりやすくなるメリットもあります。

デスクトップ向けのTeamsで、デスクトップの右下や右上などに表示されるバナー通知のことです。デスクトップ通知とも呼ばれています。

アクティビティ内に表示される最新情報のことで、アクティビティフィードとも呼ばれています。フィードには、上から順に最新情報が並びます。フィルタ機能を使うと、情報を絞り込めます。

メッセージ投稿やファイルのアップロードなど、Teams上の操作やメッセージ、ファイル共有を分類する機能です。

タブ機能のひとつで、メモ機能の一種です。情報を整理してメモを取ったり、操作手順や作業手順などのドキュメントを作成したり、さまざまな用途に利用できます。

Teamsには、ビデオ会議やファイル共有、スケジュール管理など、仕事などで利用するときに便利な機能が多く備わっていますが、利用するとデータの利用量も増えるため注意が必要です。

データ利用量を気にせずTeamsを利用したい方は、携帯電話会社や料金プランの変更も検討してみてはいかがでしょうか。

楽天モバイルの料金プランでは、データ利用量に合わせて料金が自動的に変わるため、たくさん使う人にもあまり使わない人にもおすすめの料金プランです。

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